Planning de garde Excel : les bases d'un bon template, et ses limites

Vous cherchez un planning de garde Excel. C'est logique : vous maîtrisez l'outil, il est déjà sur votre poste, et votre fichier actuel fonctionne. Cet article donne les bases d'un bon template, et dit à quel moment le tableur atteint ses limites.

Photo : Unsplash.

En résumé : un bon template de planning de garde a une ligne par jour, une colonne par poste, un onglet médecins et des compteurs par type de jour. Il compte bien. Il ne vérifie pas seul les conflits entre règles, il n'optimise pas la répartition, et il ne recalcule pas le planning quand un imprévu survient.

Les fondamentaux d'un bon template

Un planning de garde hospitalier sur Excel doit couvrir au minimum ce qui suit.

La structure

• une ligne par jour du mois, 31 au maximum ;
• une colonne par poste à couvrir (maternité, hospitalisation, urgences, selon votre service) ;
• une colonne pour la garde, sept jours sur sept ;
• une colonne « repos après garde » pour repérer les jours bloqués ;
• une couleur par médecin, pour voir la répartition d'un coup d'œil.

Les informations sur les médecins

• un onglet séparé avec la liste des praticiens ;
• la quotité de chacun (100 %, 60 %, 50 %) ;
• les jours non travaillés (mercredi off, lundi et mardi seulement) ;
• le nombre de gardes visé par mois.

Les compteurs

• le nombre total de gardes par médecin ;
• les gardes du samedi, du dimanche et du vendredi comptées séparément ;
• le nombre de jours postés ;
• le nombre de week-ends travaillés.

Pour un praticien hospitalier, un repos minimum vient des textes :

« Un praticien hospitalier a droit à un repos quotidien d'au moins 11 heures consécutives par période de 24 heures. »

Source : Glossaire, repos de sécurité

Le détail des textes est sur la page Réglementation.

Si votre fichier a tout cela, vous avez un bon template.

Ce qu'un tableur ne fait pas seul

Ces trois choses demandent du travail supplémentaire : des formules imbriquées, des macros, ou du temps de votre part.

1. La vérification croisée des règles. Quand vous placez une garde, le tableur ne regarde pas si le médecin est déjà en repos ce jour-là, s'il a déjà une garde dans les jours précédents, ou s'il travaille un jour où il n'est pas censé être là. Chaque cellule se contrôle à part, sauf si vous avez écrit des formules ou une mise en forme conditionnelle. Vous êtes le contrôleur qualité.

2. L'optimisation de l'équité. Un tableur compte les gardes de week-end. Compter, c'est constater après coup. Optimiser, c'est générer un planning qui réduit les écarts dès le départ. Pour lisser sur l'année, il faudrait un fichier qui croise l'historique annuel de chaque médecin avec les règles du mois en cours. C'est possible avec des macros, au prix d'un fichier que peu de personnes savent maintenir.

3. La cascade de modifications. Vous déplacez une garde parce qu'un médecin est indisponible. Cela crée un conflit sur un repos, que vous corrigez, ce qui casse l'espacement des gardes d'un autre, que vous corrigez, ce qui déséquilibre les week-ends. Il n'existe pas de bouton « tout recalculer » qui respecte toutes les règles à la fois.

Combien coûte le temps que vous y passez ?

Un tableur ne demande pas d'achat supplémentaire quand la licence est déjà là. Le temps que vous y passez a un coût, qui dépend de votre situation : nombre d'heures par mois, valeur de votre heure de travail. Nous en proposons un calcul, avec vos propres chiffres.

Il y a aussi des coûts qu'aucun calcul ne chiffre bien :

• les erreurs découvertes le jour même, comme un médecin planifié un jour off ;
• les tensions liées au sentiment d'inéquité, quand rien ne permet de trancher ;
• la dépendance à une seule personne, et ce qui se passe quand elle est absente ;
• le dimanche soir passé sur le tableur.

Quand passer d'un tableur à une application ?

Le tableur convient à un service simple : quelques médecins, tous à temps plein, peu de règles. Le planning se fait vite, et les erreurs se repèrent facilement.

Il atteint ses limites quand plusieurs de ces signes se cumulent :

• les médecins ont des quotités différentes (mi-temps, 60 %, 30 %) ;
• certains ont des restrictions de jours (mercredi off, lundi et mardi seulement) ;
• l'équité des week-ends crée des tensions dans l'équipe ;
• le planning vous prend plusieurs heures chaque mois ;
• vous êtes la seule personne à savoir le faire.

Il n'y a pas de seuil chiffré : c'est à vous de juger, sur votre service. Si plusieurs signes sont là, comparer les logiciels de planning de garde devient une question sérieuse.

Pour aller plus loin

• Cinq règles qu'un tableur ne vérifie pas seul
• Combien coûte le temps passé sur un planning de garde
• Comment choisir un logiciel de planning de garde
• Le repos post-garde, dans le glossaire