Planning de garde : 5 contraintes que votre Excel ne gère pas seul

Votre planning de garde sur Excel fonctionne. Il a des couleurs, des formules, peut-être des macros. Et chaque mois, vous vérifiez à la main que tout tient debout.

Le problème n'est pas Excel. Certaines règles se vérifient mal dans une grille de cellules, sauf à écrire pour chacune une formule ou une macro. Voici cinq de ces contraintes, celles qui rendent le planning de garde long à construire à la main.

Médecin consultant son planning de garde sur téléphone Photo : Unsplash.

En résumé : repos après garde, temps partiels, espacement entre les gardes, équité des week-ends, continuité des soins. Chacune se gère seule. Le travail vient de ce qu'elles se gênent entre elles.

1. Le repos après une garde

Dans DeGarde, par défaut, le lendemain d'une garde de 24 heures, le médecin n'a ni poste ni garde. Le service peut couper cette règle. Pour les praticiens hospitaliers, les textes fixent un minimum :

« Un praticien hospitalier a droit à un repos quotidien d'au moins 11 heures consécutives par période de 24 heures. S'il travaille 24 heures d'affilée, ce que seule une nécessité de service permet, il bénéficie immédiatement d'un repos de même durée (article R6152-27). »

Source : Glossaire, repos de sécurité

Sur un tableur, chaque garde que vous placez oblige à contrôler la case du lendemain. Si vous déplacez la garde, il faut contrôler à nouveau. Avec une garde par jour sur un mois de trente jours, ce sont trente lendemains à surveiller. Quand l'un d'eux tombe un samedi ou un dimanche, la couverture du week-end change aussi.

Un repos oublié se découvre parfois trop tard. Le corriger déplace une garde, qui crée un conflit ailleurs.

2. Les temps partiels et les jours autorisés

Prenons quelques profils fictifs :

un médecin à temps partiel avec un jour off fixe ;
un médecin présent uniquement deux jours par semaine ;
un médecin partagé avec un autre hôpital, dont les jours de présence changent chaque mois.

Chacun a ses jours de présence et ses jours d'absence, dont le planning doit tenir compte. DeGarde accepte des quotités de 10 % à 100 %, par paliers de 10 %.

Un tableur ne sait pas de lui-même quels jours un médecin peut travailler. Vous les gardez en tête ou dans un onglet annexe, et vous les recroisez à chaque déplacement. Un médecin planifié un jour où il n'est pas là peut ne se découvrir que le jour même.

3. L'espacement entre les gardes

Un repos après chaque garde suffit à empêcher deux gardes de se suivre. Il n'empêche pas trois gardes rapprochées. Avec les temps partiels, les indisponibilités et les repos qui bloquent des jours, les créneaux libres se raréfient vite.

Un cas possible : garde le vendredi, repos le samedi, garde de nouveau le dimanche. Le week-end est pris en entier. Ce schéma, un « VD », peut être toléré par un service et évité par un autre.

Dans DeGarde, le repos après garde empêche deux gardes de se suivre, et le moteur peut chercher à espacer davantage les gardes d'un même médecin : c'est une règle souple. Un tableur ne prévient pas quand vous placez une garde trop près de la précédente, à moins de lui apprendre à le faire.

4. L'équité des week-ends sur l'année

Mesurer l'équité demande de compter séparément le samedi, le dimanche et le vendredi, et de garder l'historique des mois précédents. Nous détaillons cela dans l'article sur la répartition équitable des week-ends.

Un tableur compte. Il constate après coup qu'un mois était déséquilibré. Générer un planning qui réduit l'écart dès le départ, en tenant compte de ce que chacun a déjà fait, est un travail de calcul.

Quand l'équité n'est pas mesurée, elle repose sur le ressenti de chacun. Cela peut créer des tensions dans une équipe.

5. La continuité des postes et la rotation

En hospitalisation, le même médecin suit ses patients plusieurs jours de suite. Il faut aussi faire tourner les postes, et cette rotation se heurte aux repos après garde, aux temps partiels et aux indisponibilités des autres.

Dans DeGarde, la continuité des postes est une règle du moteur, souple : il favorise le même médecin sur un même poste plusieurs jours ouvrés de suite. Sur certains services, il vise des séries de 2 à 3 jours et pénalise celles de 4 jours ou plus. Ailleurs, il peut chercher à faire suivre un secteur de soins par le même médecin toute la semaine.

À chaque modification du planning, une garde déplacée ou une absence de dernière minute, la rotation doit être refaite. Sur un tableur, c'est un calcul de tête.

Les règles se gênent entre elles

Le repos après garde pèse sur la rotation des postes. Les temps partiels réduisent les créneaux de garde, ce qui complique l'espacement. L'équité des week-ends demande de répartir les gardes, alors que certains médecins ne peuvent en faire que certains jours.

Le nombre de plannings possibles est immense. Un ordre de grandeur est donné dans cet article. Un moteur de calcul explore ces combinaisons et écarte celles qui enfreignent une règle stricte.

Le temps que vous passez sur le planning a lui aussi un coût. Nous proposons une façon de le calculer avec vos propres chiffres.